Dans la plupart des grandes entreprises qui enregistrent d’importants mouvements financiers, la comptabilité se divise en plusieurs branches. L’une d’elles est la comptabilité fournisseur. Contrairement aux comptables qui gardent un œil sur l’ensemble des opérations financières de l’entreprise, les comptables fournisseurs ne se limitent qu’aux achats de matières premières, de produits et de fournitures. Bien que vue de loin, la tâche semble assez simpliste, elle ne l’est malheureusement pas en réalité. Il existe toutefois des astuces pour la rendre plus simple. Vous découvrirez dans la suite de cet article cinq des actions à mener pour simplifier au maximum la comptabilité des fournisseurs.
Plan de l'article
Saisir les écritures comptables au jour le jour
Quelle que soit la branche de la comptabilité, l’accumulation de travail est ce qui rend le métier vraiment très difficile. Cela est encore plus vrai quand il s’agit de la comptabilité fournisseur puisque les comptables de cette branche reçoivent pratiquement tous les jours des dizaines de pièces comptables. Même si cela devient fastidieux à la longue, les saisir au jour le jour ou dès réception rendra votre travail beaucoup plus simple. De plus, vous aurez une comptabilité toujours actualisée, ce qui vous aidera à prendre plus rapidement des décisions si des situations imprévues se présentent à vous.
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Opter pour un logiciel comptable adapté à ses besoins
Avec le nombre faramineux de paramètres à prendre en compte, le calcul manuel n’est plus vraiment d’actualité en comptabilité. Il est en effet plus recommandé d’opter pour un logiciel comptable. Mais celui-ci étant disponible en grand nombre sur le marché, il est un peu difficile de s’y retrouver.
Le plus important lorsque vous procédez à la sélection d’un logiciel comptable est de vous assurer qu’il répond à tous vos besoins. Pour une comptabilité aussi particulière que celle des fournisseurs, vous devez opter pour un logiciel qui ait des fonctionnalités pratiques comme la prise en compte automatique des factures électroniques. En effet, comme explique Freedz, le papier est l’un des freins majeurs à l’efficacité des comptabilités fournisseurs. Il peut toutefois être levé par le remplacement des factures papier par celles électroniques. Le logiciel doit également avoir un caractère intuitif et un service de maintenance après-vente.
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Être rigoureux dans l’archivage des factures et autres documents
Tout bon comptable se doit d’être rigoureux surtout quand il s’agit d’archiver les documents justifiant ses calculs. Même si les critères de classement sont généralement laissés au bon vouloir du comptable, il est également recommandé de procéder à un rangement en six catégories à savoir : les fournisseurs, les clients, le personnel, l’administration fiscale, la banque et les courriers non traités. Une chose est certaine, vous ne devez pas laisser en vrac les documents. Cela reviendrait à prendre le risque de les perdre.
Effectuer le rapprochement bancaire régulièrement
Les comptes bancaires sont désormais accessibles en ligne. Ce qui veut dire que vous pouvez les consulter en toutes heures et en tous lieux. Vous n’avez donc aucune excuse pour ne pas régulièrement effectuer le rapprochement bancaire. Certains logiciels sont d’ailleurs capables d’intégrer directement les écritures comptables des opérations journalières disponibles sur les comptes bancaires. Ils vous évitent ainsi de les saisir vous-même. Avec eux, le rapprochement peut se faire en quelques clics.
Traiter les anomalies dès qu’elles se présentent
Faire régulièrement le rapprochement bancaire vous permet de détecter très rapidement les anomalies. Une fois détecté, même s’il s’agit de la plus insignifiante des anomalies son traitement ne doit pas être ignoré. Il ne doit pas aussi être reporté à plus tard. Cela vous évitera par exemple de passer sans le savoir le délai de contestation d’un prélèvement indu. De plus, si l’anomalie est due à l’un de vos collaborateurs, il saura mieux apporter une explication si les informations sont encore fraîches dans sa mémoire. Aussi, les traiter au fur et à mesure permet d’amoindrir le travail lors de la réalisation des bilans annuels.
En somme, pour simplifier la comptabilité des fournisseurs, il vous faut vous armer de rigueur et de régularité. Vous devez également opter pour un excellent logiciel comptable et être attentif aux différentes anomalies qui surviennent.