Communiquer autour de l’image de son entreprise

Les outils de communication internes offrent bien plus que de simples communications améliorées : lorsqu’ils sont déployés avec succès, ils peuvent générer un véritable succès et générer des retours dans l’ensemble de votre organisation.

Le milieu de travail moderne évolue rapidement, à la fois grâce aux progrès technologiques et à l’évolution de la culture du travail.

L’ accent mis sur l’efficacité et la productivité a entraîné une obsession pour la collaboration. Les entreprises du monde entier se sont contentées d’ajouter de nouvelles méthodes de collaboration et de communication à leurs arsenaux, produisant ce qui est maintenant évident comme un « excédent collaboratif ».

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Guide Vous êtes chargé d’améliorer vos communications internes ?

Une étude de la Harvard Business Review met en lumière la mesure dans laquelle entreprises ont augmenté la collaboration au cours des dernières années. Ils mentionnent que la collaboration entre les travailleurs et leurs gestionnaires a augmenté de 50 % ou plus au cours des deux dernières décennies Découvrez comment votre intranet peut jouer un rôle central dans des communications internes efficaces, que vous planifiez un nouveau projet ou que vous ayez besoin de tirer le meilleur parti de vos outils existants. Télécharger le guide gratuit .

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De plus, les employés consacrent désormais près de 80 % de leur temps à des activités de collaboration . Cela comprend répondre aux courriels, passer des appels téléphoniques et donner ou recevoir des commentaires.

Ces statistiques s’inquiètent du fait que les employés n’ont que très peu de temps pour travailler. Cette situation est confirmée dans l’étude HBR par des recherches qui montrent que 20 à 35 % des cotisations à valeur ajoutée proviennent seulement de 3 à 5 % des salariés. Donc, alors qu’il y a plus de collaboration, moins de gens en font la productivité.

Alors, comment pouvons-nous nous assurer que nous collaborons efficacement et de manière productive, pas seulement pour les collaborations ?

Toutes les collaborations ne sont pas égales

Bien sûr, ce sont des statistiques prudentes. Juste parce que les employés passent trop peu de temps à travailler, par opposition aux activités censées soutenir le travail, ne signifie pas que la collaboration (même ce niveau de collaboration) est une mauvaise chose.

Une collaboration ciblée favorise la productivité, tandis que la collaboration purement pour son propre bien et sans viser un objectif plus important est préjudiciable.

En fait, une autre étude du McKinsey Global Institute a révélé que les niveaux de productivité ont augmenté de 20 à 25 % chez les travailleurs qui utilisent des outils sociaux en ligne pour collaborer.

Si les entreprises dont les résultats sont positifs augmentent leur productivité grâce à la collaboration et obtiennent des résultats directement opposés à ceux de l’étude HBR, cela nous oblige à nous demander s’il existe différents types de collaboration — certains qui contribuent à la productivité et d’autres qui la détournent.

La réponse à cette question est que la collaboration et la communication sont comme la plupart des autres pratiques susceptibles de stimuler les entreprises vers l’avant : ils ont besoin d’une stratégie pour les soutenir.

Une collaboration ciblée favorise la productivité, tandis que la collaboration purement pour son propre bien et sans viser un objectif plus important est préjudiciable.

Chez Interact, nous avons vu nos clients utiliser nos outils de communication internes de manière créative, avec beaucoup de succès. Ils font partie du groupe qui a utilisé la collaboration pour stimuler la productivité. C’est un honneur d’apprendre d’eux comment ils utilisent ces outils de communication internes. Grâce à eux, voici 10 grands exemples d’outils de communication internes en action.

1. Automatisation des tâches banales

Dans n’importe quel bureau, dans n’importe quel ministère, il y a forcément de nombreuses tâches de bas niveau qui prennent du temps pour les employés, mais malheureusement ne peuvent être évitées. Ils vont de la réservation de salles et de matériel à la réservation d’absences en passant par le remplissage des formulaires RH.

Imperial College Healthcare NHS Trust compte plus de 12 000 employés opérant dans cinq hôpitaux et dans la collectivité. Dans un secteur très pressurisé et réglementé et avec le personnel qui joue un vaste éventail de rôles différents, il est constant d’établir un équilibre entre l’efficacité et la sécurité des soins cliniques. Ces tâches banales prennent beaucoup de temps, mais souvent critiques.

L’ intranet Trust s’est avéré inestimable en tant qu’outil de support pour les travailleurs, de diverses façons.

Par exemple, une zone de préembarquement et d’accueil spécialement conçue pour les médecins débutants qui rejoignent le Trust donne accès à des documents et à des informations vitaux, accélérant le processus d’intégration et automatisant une grande partie de la paperasse. Les formulaires numériques ont remplacé les versions papier pour des tâches vitales telles que la commande uniforme, la réservation de l’interprète et la réservation du transport des patients, ce qui permet de gagner du temps précieux.

Imperial College Healthcare a conçu son intranet autour des besoins de ses utilisateurs : favoriser la collaboration et la productivité. L’ intranet est également conçu autour des besoins de ses utilisateurs : s’assurer que ce dont ils ont besoin et utilisent le plus sont à portée de main grâce à la barre d’outils « Top Tâches » et aux liens rapides. L’authentification unique simplifie la connexion aux applications vitales telles que le service d’assistance ICT et le système d’enregistrement des patients hospitalisés, ce qui contribue à la productivité.

En rendant leurs processus plus efficaces et en tenant compte des besoins de leurs employés, Imperial College Healthcare NHS Trust est un parfait exemple de collaboration ciblée.

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2. Partage des connaissances internes autour du refroidisseur d’eau Découvrez comment votre intranet peut jouer un rôle central dans des communications internes efficaces, que vous planifiez un nouveau projet ou que vous ayez besoin de tirer le meilleur parti de vos outils existants. Télécharger le guide gratuit

Il ne fait aucun doute que le partage des connaissances a un retour sur investissement démontrable pour les entreprises.

Selon une étude récente, Fortune 500 les entreprises perdent environ 31,5 milliards de dollars par année en omettant de partager leurs connaissances. Comme d’autres aspects de la collaboration, cependant, le partage des connaissances doit être déterminé pour être efficace et non pas gaspillé.

L’ utilisation d’outils de communication internes comme les réseaux sociaux est une bonne façon d’y parvenir car ils permettent aux employés de former organiquement des communautés autour de différents objectifs et de partager leurs connaissances.

Les entreprises du classement Fortune 500 perdent environ 31,5 milliards de dollars par année en ne partageant pas leurs connaissances.

AMC Networks, l’entreprise mondiale derrière des marques dont AMC et BBC America, s’est engagée à y parvenir sur son intranet, The Source. L’indice est dans le nom : il est maintenant la source de toutes les connaissances et informations internes, fournissant un hub mondial pour connecter les employés du monde entier.

AMC Networks a créé ‘La Source’ comme source centrale et incontournable pour toutes les connaissances organisationnelles. Combinant une conception dirigée par les utilisateurs et une approche stratégique pour remplir leurs signifie que le personnel a maintenant un accès facile aux personnes et aux choses dont il a besoin pour faire le travail.

Le site reçoit en moyenne 800 visites par jour et 75 % d’utilisateurs actifs , et des communautés sont maintenant créées pour tout ce qui concerne la diversité et l’inclusion à « Inside Look », une série de blogues exécutifs qui donne au personnel une visibilité sur ce qui se passe chez AMC Networks.

3. Connecter avec les gens

Un problème fréquent, en particulier dans les grandes organisations matronnées, est la transparence et la connexion.

À mesure que les organisations s’agrandissaient, il devient plus difficile pour le travailleur moyen d’être en contact avec la haute direction et les cadres supérieurs. Cela signifie que les attentes et les lignes directrices ne sont pas claires, que le but et l’orientation ne sont pas pleinement compris et qu’ils nuisent au succès.

Pour la direction, elle les empêche de comprendre les réalités de la façon dont l’organisation fonctionne sur le terrain et d’ajuster la stratégie en conséquence.

L’ organisation humanitaire, International Rescue Committee, opère dans plus de 40 pays, avec plus de 13 000 employés contribuant à sa mission. Il est essentiel de donner au personnel une visibilité sur ce que font les figures clés et les pairs, de leur permettre d’entendre directement leurs dirigeants et de partager une « image plus large » pour favoriser un lien avec la cause.

Son intranet, RescueNet, sert de plateforme centrale et accessible pour chaque employé. Tirant parti de la puissance de la vidéo, les cadres supérieurs et les employés partagent régulièrement de courtes vidéos avec des mises à jour, des nouvelles et des messages. Le PDG David Miliand partage les mises à jour de l’organisation, les histoires sur le terrain et les voyages, et les cris au personnel sous forme de vlog, avec traduction dans ses trois langues principales pour engager plus de travailleurs.

Le personnel peut également commenter, partager et aimer ; s’engager en tant que participants actifs au sein de son organisation. L’organisation a réussi à combler le fossé entre les employés et ceux qui ont une afin de clarifier et de rationaliser. Cela aide vraiment les employés à comprendre l’impact de leur travail et la mission de l’organisation, ainsi que la façon dont ils s’intègrent aux objectifs généraux de l’entreprise.

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4. Outils de communication interne au-delà des frontières Découvrez comment votre intranet peut jouer un rôle central dans des communications internes efficaces, que vous planifiez un nouveau projet ou que vous ayez besoin de tirer le meilleur parti de vos outils existants. Télécharger le guide gratuit

La réalité de la façon dont beaucoup d’entreprises fonctionnent aujourd’hui a été considérablement affectée par la mondialisation, avec des équipes réparties sur plusieurs pays et fuseaux horaires. Même au pays, le travail à distance est de plus en plus populaire et il est maintenant normal pour les entreprises d’accorder à leurs employés une grande souplesse dans le travail à domicile.

Le travail à distance est maintenant de plus en plus courant. Comment gardez-vous personnel connecté à distance ? Parallèlement, nous avons également du personnel opérant sur nos lignes de front : dans les magasins, la distribution, sur la ligne de production, sur la route ou dans leurs communautés. Ceux qui opèrent au siège social ou au bureau sont, pour de nombreuses organisations, la minorité.

Cela représente à la fois une opportunité et un défi pour une collaboration ciblée sous la forme de maintenir les travailleurs dans différents lieux connectés les uns aux autres. Certaines entreprises pensent encore plus grand que cela. Ce qui a commencé comme un besoin de connectivité est devenu un espace de partage des connaissances.

Pour les experts internationaux en devises Travelex, ces frontières représentent un défi important. Le personnel est dispersé dans différents fuseaux horaires, travaillant sur les lignes de front dans les kiosques ou les magasins, et parle plusieurs langues : ce qui peut amener les individus à se sentir coupés de l’organisation, et les uns les autres. Son intranet, The Lounge, sert désormais à relier tous les individus autour du globe.

En combinant des fonctions stratégiques, telles que l’hébergement d’informations importantes ou de flux de travail et de formulaires, avec des fonctionnalités sociales telles que les blogs, les forums et les communautés, Travelex a créé un hub virtuel pour l’entreprise.

Notre intranet — The Lounge — a donné à nos collègues les moyens d’élargir leurs relations au travail en connectant nos collaborateurs partout dans le monde. Aujourd’hui, ils peuvent discuter et établir des liens avec leurs collègues dans des rôles similaires sur différents continents. C’est quelque chose qui donne maintenant lieu à une utilisation plus sophistiquée de la plate-forme, où nos employés l’utilisent pour aider à résoudre les problèmes et à innover pour résoudre les problèmes réels des clients en fonction des expériences qu’ils partagent avec la communauté.

Tricia Scott

5. Bonne nouvelle— Gestionnaire de l’intranet mondial, Travelex

Bon nombre des outils de communication internes que nous avons vus en action ont l’élément commun de garder les employés informé.

Le fait de garder les employés au courant leur permet de bien faire leur travail en les tenant au courant des outils, des pratiques, des procédures et des règlements actuels.

Cependant, c’est le partage des éléments de votre culture organisationnelle — les réussites, les nouvelles, la reconnaissance, les récits d’impact de vos clients — qui favorise l’engagement des employés et constitue le fondement d’une culture réussie.

L’ utilisation de vos outils de communication internes pour connecter le personnel à votre mission, vos valeurs et votre objectif général de votre organisation est plus importante que jamais. Avec le personnel dispersé, le travail à distance ou les opérations en première ligne, vos outils servent de hub central virtuel de votre organisation.

Sony PlayStation en montre un exemple inspirant.

Le Hub combine les informations commerciales nécessaires avec des actualités externes et internes, ainsi qu’une zone de contenu dédiée aux « Personnes et lieux ». Les employés peuvent voir des aperçus des différentes parties de l’organisation et ce que font leurs collègues, lisez les réussites et partagez des photos, des événements et des mises à jour. Le Hub sert à connecter chaque employé à son organisation et les uns aux autres.

Un mois seulement après son lancement, une enquête interne a révélé :

• 72 % des employés sont d’accord Le Hub les tient informés de ce qui se passe dans l’organisation, soit une augmentation de 25 %
• Le nombre d’employés qui sont d’accord avec The Hub reflète fidèlement PlayStation en tant qu’organisation augmentée de 45 %

Ces statistiques et l’approche de PlayStation montrent comment sont d’excellents moyens d’exciter le personnel et de le garder enthousiaste à l’égard de son travail, donc à des performances optimales.

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6. Assurer la transparence des communications internes Découvrez comment votre intranet peut jouer un rôle central dans des communications internes efficaces, que vous planifiez un nouveau projet ou que vous ayez besoin de tirer le meilleur parti de vos outils existants. Télécharger le guide gratuit

Nous avons vu avec le Comité international de sauvetage comment ils utilisent les outils de communication internes pour renforcer la transparence au sein de leur organisation, ce qui permet aux employés de refaire la visibilité de la haute direction par l’intermédiaire de leur intranet.

Your Housing Group (YHG) nous apporte une autre approche au même concept en travaillant avec des intervenants internes et des champions.De plus en plus d’organisations utilisent les communications des principaux intervenants sur leur intranet pour mettre en relation les employés de haut niveau avec le reste de l’entreprise. Il s’agit d’un exemple de collaboration à un niveau élevé qui permet à tous les travailleurs de comprendre la vision du leadership pour l’organisation.

Le directeur People Plus de YHG, Stephen Joyce, est l’un des principaux influenceurs de l’organisation : il vise à amener des communications engageantes à la base d’employés du Groupe, principalement par le biais de la vidéo.

Son donne aux autres hauts dirigeants les moyens de suivre le même chemin, l’ensemble de l’équipe étant maintenant régulièrement informé et interactif avec le personnel : améliorer la visibilité et la transparence.

Stephen Joyce a tiré parti de la puissance de la vidéo pour connecter le personnel avec ses cadres supérieurs. Ce type de collaboration est utile car il sert à faire en sorte que l’organisation travaille à la réalisation d’un ensemble d’objectifs qu’elle comprend tous. La communication descendante peut ne pas fonctionner à toutes les fins, mais elle est très efficace pour communiquer la vision et établir des lignes directrices uniformes.

7. Un sou sauvé est un sou gagné

Lorsqu’ elle est exécutée correctement, la collaboration a un impact positif sur tous les domaines d’une entreprise et produit des rendements tangibles en connectant les personnes et les informations.

Le plus grand groupe de services immobiliers intégrés au Royaume-Uni, Countrywide, a tiré parti du potentiel de son intranet Our Place. Avant un remaniement de l’intranet, le personnel a lutté en tant que a continué de croître et le personnel a fonctionné en silos. Kelly McGall, gestionnaire des communications internes, explique ce qui suit :

« Nous ne pouvions qu’imaginer un monde où des collègues des Finances pourraient célébrer aux côtés de nos équipes d’agences immobilières… ou de nos conseillers hypothécaires félicitant quelqu’un des RH. »

L’ équipe des communications internes et de la mobilisation a remanié son intranet en mettant l’accent sur la reconnaissance et la séparation des employés de leur cloisonnement ministériel. Leur approche a permis à Countrywide d’obtenir un prix Ragan pour la reconnaissance des employés.

En améliorant la visibilité et la connexion avec ses collègues, Countrywide a considérablement amélioré la collaboration interne. L’impact sur l’entreprise est tangible :

• Augmentation de 500 % de l’utilisation de Our Place
• Performance sur les ventes croisées — revenus provenant de services complémentaires — est passée de 43 p. 100 en £ en 2018 à 49
• p. YoY
• L’autonomisation du personnel pour le libre-service sur son intranet a vu une réduction de 66 % des demandes de ressources humaines
• Un programme de renvois de recrutement interne géré sur Our Place a permis au groupe d’économiser environ 600 000£

Les outils de communication internes, lorsqu’ils sont exécutés de façon stratégique, ne se limitent pas à améliorer la communication : les avantages peuvent être ressentis dans l’ensemble des organisations.

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8. Outils de communication internes — créer une version de la vérité Découvrez comment votre intranet peut jouer un rôle central dans des communications internes efficaces, que vous planifiez un nouveau projet ou que vous ayez besoin de tirer le meilleur parti de vos outils existants. Télécharger le guide gratuit

Avec le courrier électronique et d’autres méthodes traditionnelles de transmission de documents dans une organisation, il y a le risque que plusieurs personnes travaillent toutes sur différentes versions d’un document.

L’ incohérence dans les matériaux de travail signifie des incohérences dans les résultats, et les conséquences négatives peuvent aller de relativement minuscules à importantes.

Imaginez, par exemple, que deux travailleurs d’une société financière travaillent avec deux ensembles de règlements différents et que, comme l’un est obsolète, ce travailleur enfreint une loi et coûte à l’entreprise une grosse somme d’argent en amendes. Pour lutter contre cette situation, les entreprises utilisent souvent un système de gestion de documents ou un système de gestion de contenu.

Dans le cas de Mattress Firm, un des principaux fournisseurs de literie spécialisée aux États-Unis, il est essentiel d’obtenir une source centrale et unique de vérité pour ses 10 000 employés répartis dans 3 500 magasins répartis dans 49 États pour offrir un service excellent et cohérent et améliorer la productivité. « Bedpost » est au cœur de sa stratégie.

Un DMS SharePoint n’a pas répondu aux besoins des employés, devenant ainsi un lieu de dumping pour les documents dupliqués et périmés. L’organisation a décidé de déployer un intranet, BedPost, qui met l’accent sur la navigation conviviale, la fonctionnalité de recherche à l’échelle de l’entreprise et une architecture d’information clairement définie qui garantit que toutes les informations sont disponibles de manière centralisée, à jour et une source unique de vérité.

Tammy Friedeck, responsable de l’intranet, commente : « Les commentaires positifs que nous avons reçus après le lancement du nouveau BedPost étaient souvent centrés sur la facilité et l’exactitude de la fonction de recherche, et plus de 300 000 recherches ont été effectuées au cours des six premiers mois. L’ajout de la fonctionnalité « Failure to Find » nous permet de voir quels éléments de contenu sont manquants, afin que notre équipe puisse affiner la façon dont nous présentons le contenu à nos utilisateurs. »

9. Reconnaître les contributions

Le travail est stressant. C’est une donnée. L’un des points clés d’une volonté d’engagement des employés est de s’assurer que ce stress n’abaisse pas le moral de l’équipe, car cela se produit trop facilement. Avec le moral baissé, les travailleurs sont moins productifs et moins susceptibles de travailler à leur plein potentiel. Non seulement cela, mais le faible moral augmente considérablement la probabilité de roulement des employés. Alors, que faut-il faire pour atténuer les risques d’un manque de moral, même pendant les périodes de stress ?

L’ une des solutions les plus simples est la reconnaissance des employés. Lorsque les travailleurs savent qu’ils sont valorisés et que leur travail acharné a porté ses fruits pour eux-mêmes et pour les autres, cela peut contribuer de façon significative à maintenir leur esprit élevé et à les maintenir engagés. Heureusement, il existe des outils de communication internes qui permettent facilement aux travailleurs de reconnaître les efforts de l’autre. TaxAudit.com a utilisé la fonctionnalité Récompenses sur son intranet au maximum de son potentiel.

Comme l’explique Estes, « Nous avons constaté qu’Interact Rewards est un moyen extrêmement réussi d’accroître l’engagement des employés. Nous avons vu une tonne d’altruisme spontané, les employés donnant à leurs collègues des « points WOW » pour le bénévolat pour des projets ou pour aller au-delà de l’appel du devoir. Nous avons aussi fait notre part en investissant environ 40 000 dollars en prix pour faire le travail de l’initiative. Nous avons maintenant plus de 80 % d’engagement quotidien sur l’intranet et compte. »

10. Assurer la participation des employés

Comment un communicateur interne ou un gestionnaire peut-il s’assurer que ses messages aux employés sont effectivement lus — et que le personnel participe et intervient ?

Après tout, l’effort qui va dans l’élaboration soigneuse de toute communication interne est pour rien si personne ne fait attention. Cela est essentiel à une collaboration ciblée ; toutes les parties doivent être présentes pour bien travailler ensemble.

La marque mondiale de remise en forme Equinox a une main-d’œuvre dispersée, dont la majorité n’est généralement pas assise à un ordinateur, mais plutôt sur le terrain ou sur le sol de la salle de sport. Le fait de tirer parti de cette dynamique et d’encourager le personnel à contribuer représente un défi unique.

C’ est un Equinox qui s’est élevé à. Son intranet, EQX Connect, est magnifiquement conçu avec une philosophie d’abord mobile pour assurer chaque peut se connecter de n’importe où, sur n’importe quel appareil, en déplacement. En centrant sa stratégie de contenu sur l’utilisation de la vidéo, ils ont également créé un média accessible et digeste que le personnel peut utiliser pour obtenir des mises à jour et des informations précieuses en quelques extraits de temps.

Cependant, c’est en écoutant ce que voulait son personnel que l’équipe a vraiment pu prendre la participation au niveau supérieur. Après que les commentaires et les analyses ont montré une lacune, « Life at EQX » a été lancé en tant que zone de contenu sur l’intranet. Des projecteurs des employés à la célébration des promotions et des anniversaires, à l’introduction de nouveaux employés ou au partage de faits et d’histoires amusants de la part du personnel : c’est le centre culturel virtuel de l’organisation, inspirant le personnel à s’impliquer et à participer.

Depuis son lancement, Life at EQX a gagné le plus grand nombre de « likes » par rapport à n’importe quel autre espace de l’intranet, avec plus de 33 000 visites au cours de sa première année, avec une augmentation de 65 % des visiteurs uniques.

Collaboration ciblée avec les bons outils

La collaboration ciblée prend de nombreuses formes, qui dépendent des besoins de l’organisation. Ils peuvent tous avoir un impact formidable et positif.

Bien que beaucoup de planification et d’évaluation avant le fait contribuent au succès des efforts de collaboration, avoir les bons outils aide considérablement. Toutes les entreprises ici comprenaient où une collaboration ciblée pouvait contribuer à leur activité et évaluaient soigneusement les outils dont elles disposaient pour atteindre leurs objectifs.

Suivre leur exemple aidera à assurer une collaboration fructueuse, tout en maintenant les organisations parmi celles qui voient un accroissement de la productivité.

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